O Programa de Gestão Documental do Tribunal
de Justiça do Estado de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial, foi instituído
pela Resolução 483 de 04 de março de 2.009.
Trata-se de um programa contínuo para que a
documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos
desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e
propiciando além da guarda preciosa, a instituição de políticas de gestão
documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da
memória do Judiciário Paulista.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e
científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da
memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça do
Estado de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à informação,
modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para que estas ações sejam
possíveis são o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de
documentos que aliadas às Comissões de Avaliação Documental, vão desde a
distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente
administrativo conduzindo a informação, seja ela em papel ou eletrônica, de
modo a refletir os aspectos administrativos, jurídicos, sociais, históricos e
demais, agilizando o acesso a esta informação, propiciando o exercício de
direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando-se corretamente a
documentação de valor permanente.
A TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS já foi construída e integra a Resolução, assim como o Plano de
Classificação de Documentos, sendo que atualmente o refletir da Casa é o
exercício de criação de Projetos que resgatem e reconstruam a Memória da
Instituição.
Grandioso Projeto, que pretende contribuir
não só com a produção e guarda documental, mas com os estudos de enxugamento da
própria tramitação, visto que tecnicamente se trata de uma ferramenta para
compreensão deste universo como um todo.
Este é somente um começo de uma longa jornada
que instalará um divisor de águas na forma como é vista a produção, guarda e
Memória do Judiciário Brasileiro com expressiva redução de etapas e
custo."
FONTE: TJSP
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