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O Órgão Especial Tribunal de Justiça criou o
Programa de Gestão de Documentos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo
por intermédio da Resolução nº 483/2009, cujo objetivo é adotar um conjunto de
procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A iniciativa atende à necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica, melhorar o acesso à informação.
A iniciativa atende à necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica, melhorar o acesso à informação.
·
Noções
Básicas
o O que é
gestão de documentos?
§ Considera-se
Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei nº
8.159/91, art. 3º).
§ - Preservar a
memória histórica;
§ - Reduzir a
massa documental de processos findos arquivados;
§ - Proporcionar
agilidade no desarquivamento dos processos e documentos;
§ - Obter maior
eficiência na administração do arquivo;
§ - Melhorar a
conservação dos processos e documentos de guarda permanente;
§ - Liberação de
espaço físico;
§ - Incrementar a
pesquisa.
o O que é
avaliação documental?
§ Define
quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e
em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário
e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a
administração que os gerou e para a sociedade.
·
Legislação
§ Há
nos arquivos do TJSP 70.019.844 de processos (até dezembro/2010), Capital e
Interior. (Fonte: SPI 3.17.2)
§
PREVISÃO DE ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
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ANUAL:
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4.500.000
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EM 5 ANOS:
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22.500.000
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CUSTO PARA O TJSP
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MENSAL:
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R$ 2.404.022,11
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ANUAL:
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R$ 28.848.265,32
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EM 5 ANOS:
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R$ 144.241.326,60
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o Programa de
Gestão Documental e Preservação da Memória do Judiciário do Tribunal de Justiça
do Estado de São Paulo
PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E PRESERVAÇÃO DA
MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO
O Programa de Gestão Documental
do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial,
foi instituído pela Resolução 483 de 04 de março de 2.009.
Trata-se de um programa
contínuo para que a documentação produzida seja observada constantemente,
evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material
e humano e propiciando além da guarda preciosa, a instituição de políticas de
gestão documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação
da memória do Judiciário Paulista.
Sua missão é a criação de um
padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e
preservação da memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal
de Justiça do Estado de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à
informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a
demanda.
Os instrumentos para que estas
ações sejam possíveis são o plano de classificação e as tabelas de
temporalidade de documentos que aliadas às Comissões de Avaliação Documental,
vão desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do
expediente administrativo conduzindo a informação, seja ela em papel ou
eletrônica, de modo a refletir os aspectos administrativos, jurídicos, sociais,
históricos e demais, agilizando o acesso a esta informação, propiciando o
exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando-se
corretamente a documentação de valor permanente.
A TABELA DE TEMPORALIDADE E
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS já foi construída e integra a Resolução, assim
como o Plano de Classificação de Documentos, sendo que atualmente o refletir da
Casa é o exercício de criação de Projetos que resgatem e reconstruam a Memória
da Instituição.
Grandioso Projeto, que pretende
contribuir não só com a produção e guarda documental, mas com os estudos de
enxugamento da própria tramitação, visto que tecnicamente se trata de uma
ferramenta para compreensão deste universo como um todo.
Este é somente um começo de uma
longa jornada que instalará um divisor de águas na forma como é vista a
produção, guarda e Memória do Judiciário Brasileiro com expressiva redução de
etapas e custo."
fonte: TJSP
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